비즈니스 영어 메일 표현 모음 — 인사부터 마무리까지

해외 거래처나 외국인 동료에게 메일을 쓸 때, 매번 표현을 고민하기보다 상황별 정형화된 문구를 알아두면 훨씬 빠르고 자연스럽게 쓸 수 있습니다. 격식 있는 비즈니스 톤을 기준으로 자주 쓰는 표현을 정리했습니다.

인사말 (Opening)

• •I hope this email finds you well. (처음/오랜만의 연락)
• •Thank you for your prompt reply. (빠른 답장에 대한 감사)
• •I am writing to inquire about ~ (~에 대해 문의드립니다)
• •Following up on our previous conversation, ~ (이전 대화에 이어)

요청할 때 (Making a Request)

• •Could you please ~? (~해 주실 수 있을까요, 정중한 요청)
• •I would appreciate it if you could ~ (~해 주시면 감사하겠습니다)
• •Please find attached the file for your review. (첨부파일 확인 요청)
• •Kindly let us know your availability. (일정 회신 요청)

Could you please send us the revised quotation by Friday?

사과·양해를 구할 때 (Apologizing)

• •We apologize for the inconvenience caused. (불편에 대한 사과)
• •Please accept our apologies for the delay. (지연에 대한 사과)
• •We regret to inform you that ~ (유감스러운 소식을 전할 때)

확인·동의할 때 (Confirming)

• •This is to confirm that ~ (~를 확인드립니다)
• •As discussed, we will proceed with ~ (논의된 대로 진행하겠습니다)
• •Noted with thanks. (확인했습니다, 짧게 답할 때)

마무리 (Closing)

• •Please do not hesitate to contact us if you have any questions. (문의 시 연락 요청)
• •We look forward to hearing from you. (답장을 기다립니다)
• •Best regards, / Kind regards, / Sincerely, (격식체 맺음말)
• •Thank you for your time and consideration. (검토에 대한 감사)

자주 하는 실수

• •'Dear Sir/Madam'을 상대 이름을 아는데도 계속 쓰는 경우(가능하면 이름을 넣기)
• •반말 느낌의 짧은 명령형(Send me the file.)을 그대로 써 무례하게 들리는 경우
• •한국식 겸양 표현을 직역해('부족하지만') 오히려 자신감 없어 보이는 문장이 되는 경우
• •시차를 고려하지 않고 'ASAP'만 반복해 상대에게 부담을 주는 경우