비즈니스 영어 메일 표현 모음 — 인사부터 마무리까지
최종 업데이트 2026-08-17
해외 거래처나 외국인 동료에게 메일을 쓸 때, 매번 표현을 고민하기보다 상황별 정형화된 문구를 알아두면 훨씬 빠르고 자연스럽게 쓸 수 있습니다. 격식 있는 비즈니스 톤을 기준으로 자주 쓰는 표현과, 그대로 복사해서 빈칸만 채우면 되는 완성 예문까지 정리했습니다.
인사말 (Opening)
- •I hope this email finds you well. (처음/오랜만의 연락)
- •Thank you for your prompt reply. (빠른 답장에 대한 감사)
- •I am writing to inquire about ~ (~에 대해 문의드립니다)
- •Following up on our previous conversation, ~ (이전 대화에 이어)
요청할 때 (Making a Request)
- •Could you please ~? (~해 주실 수 있을까요, 정중한 요청)
- •I would appreciate it if you could ~ (~해 주시면 감사하겠습니다)
- •Please find attached the file for your review. (첨부파일 확인 요청)
- •Kindly let us know your availability. (일정 회신 요청)
Could you please send us the revised quotation by Friday?
복사해서 바로 쓰는 요청 메일 예문
Subject: [Request] Revised Quotation Needed by [Date] Dear [Name], I hope this email finds you well. I am writing to request [the revised quotation / additional information] regarding [project/product name]. Could you please send it to us by [date]? This will help us proceed with the next steps on schedule. Please let me know if you need any further details from our side. Thank you in advance for your support. Best regards, [Your Name] [Your Title, Company]
사과·양해를 구할 때 (Apologizing)
- •We apologize for the inconvenience caused. (불편에 대한 사과)
- •Please accept our apologies for the delay. (지연에 대한 사과)
- •We regret to inform you that ~ (유감스러운 소식을 전할 때)
확인·동의할 때 (Confirming)
- •This is to confirm that ~ (~를 확인드립니다)
- •As discussed, we will proceed with ~ (논의된 대로 진행하겠습니다)
- •Noted with thanks. (확인했습니다, 짧게 답할 때)
마무리 (Closing)
- •Please do not hesitate to contact us if you have any questions. (문의 시 연락 요청)
- •We look forward to hearing from you. (답장을 기다립니다)
- •Best regards, / Kind regards, / Sincerely, (격식체 맺음말)
- •Thank you for your time and consideration. (검토에 대한 감사)
나쁜 예 → 좋은 예 대비표
| 나쁜 예 | 좋은 예 | 왜 좋은가 |
|---|---|---|
| Send me the file. | Could you please send me the file when convenient? | 명령형 대신 정중한 의문문이 무례하게 들리지 않음 |
| Please reply ASAP. | Please reply by [specific date/time, e.g. Friday 5 PM KST]. | 'ASAP'은 사람마다 기준이 달라 오해와 부담을 동시에 줌 |
| Sorry for my poor English. | (생략하고 바로 본론으로 시작) | 겸양 표현이 오히려 신뢰도를 낮출 수 있음, 불필요 |
| We are very sorry, sorry, sorry. | We sincerely apologize for the delay and will [구체적 조치]. | 감정적 반복보다 사과 + 구체적 대응이 신뢰를 회복시킴 |
상황별 톤 분기
| 상황 | 권장 톤 | 핵심 문장 |
|---|---|---|
| 첫 연락(콜드 메일) | 격식체, 자기소개 필수 | I am [name] from [company], reaching out regarding ~ |
| 오래된 거래처와의 정기 연락 | 격식체 유지하되 간결하게 | As always, thank you for your continued support. |
| 내부 외국인 동료 | 격식은 유지하되 조금 더 캐주얼 허용 | Quick question about ~ / Just checking in on ~ |
| 클레임·불만 대응 | 정중하되 명확한 조치 명시 | We understand your concern and will [조치] by [기한]. |
⚠️
시차를 고려하지 않고 'ASAP'만 반복하면 상대에게 불필요한 압박을 줄 뿐 아니라, 정확히 언제까지인지 전달되지 않아 오히려 지연으로 이어집니다. 반드시 날짜와 시간대(예: by Friday 5 PM KST)를 명시하세요. 또한 상대 이름을 알면서도 'Dear Sir/Madam'을 계속 쓰면 성의 없어 보일 수 있습니다.
자주 하는 실수
- •'Dear Sir/Madam'을 상대 이름을 아는데도 계속 쓰는 경우(가능하면 이름을 넣기)
- •반말 느낌의 짧은 명령형(Send me the file.)을 그대로 써 무례하게 들리는 경우
- •한국식 겸양 표현을 직역해('부족하지만') 오히려 자신감 없어 보이는 문장이 되는 경우
- •시차를 고려하지 않고 'ASAP'만 반복해 상대에게 부담을 주는 경우
💡
영문 메일 답장도 AI로 초안 잡기 →비즈니스 영어 메일은 화려한 단어보다 '짧고 정중하고 명확한 문장'이 훨씬 잘 통합니다. Could you, Please, Thank you 세 가지만 잘 조합해도 웬만한 상황은 무난하게 커버됩니다.